Thực hiện các giải pháp đẩy mạnh thực hiện Đề án 06, UBND thị xã đã ban hành kế hoạch triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch tạo cơ sở cho việc đồng bộ, làm sạch dữ liệu hộ tịch điện tử và dữ liệu quốc gia về dân cư, bảo đảm đầy đủ, đúng tiến độ. Trong dữ liệu hộ tịch bao gồm các thông tin như khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha - mẹ - con, khai tử… thì ngành tư pháp đóng vai trò chính. Phòng Tư pháp và Công an thị xã đã phối hợp hướng dẫn Công an và ban tư pháp các xã/phường số hóa dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy và cập nhật dữ liệu từ sổ giấy vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Phường Hiến Thành đã thành lập Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn phường gồm 13 thành viên. Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên phụ trách một lĩnh vực trong các loại giấy tờ, các bước thực hiện của quá trình số hóa dữ liệu hộ tịch. Đến ngày 20/2, phường đã nhập được hơn 8.000/14.734 hồ sơ từ sổ giấy vào phần mềm và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Những ngày qua, để hoàn thành việc số hoá dữ liệu hộ tịch đúng thời gian, ngoài thực hiện công tác chuyên môn, các thành viên trong Tổ số hoá dữ liệu hộ tịch các xã/phường thường xuyên làm thêm giờ, tranh thủ lúc không có công dân đến giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời nghiên cứu, vận dụng sáng tạo những cách làm hay để nâng cao năng suất làm việc, dàn trải công việc, không để dồn việc vào cuối hạn sẽ không kịp tiến độ.

Số lượng dữ liệu hộ tịch từ năm 2016-2018 thuộc thẩm quyền của UBND thị xã và số lượng dữ liệu hộ tịch ở cấp xã từ năm 2018 trở về trước chưa được số hóa rất lớn, với 165.000 hồ sơ. Trong khi cán bộ công chức cấp thị xã và các xã/phường vừa phải hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn, vừa chạy đua với thời gian để hoàn thành số hoá dữ liệu hộ tịch. Để chủ động thực hiện bước 2 nhập dữ liệu, cơ quan chuyên môn thị xã thường xuyên phối hợp, đôn đốc, hướng dẫn các xã/phường nâng cao hiệu quả hoạt động Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch, thực hiện báo cáo tiến độ theo tuần vào nhóm riêng. Kịp thời lắng nghe ý kiến, kiến nghị đề xuất để điều chỉnh, rút kinh nghiệm trong quá trình nhập dữ liệu nói riêng và thực hiện các bước số hóa dữ liệu hộ tịch nói chung. Quá trình thực hiện đặc biệt lưu ý việc rà soát, đối chiếu dữ liệu giữa sổ hộ tịch giấy với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để làm sạch dữ liệu theo quy định của pháp luật. Thực hiện kiểm tra, rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch đã nhập giữa Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn./.