Trước tình hình trên, Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh đã tập trung nhân lực, phương tiện, trang thiết bị, khắc phục khó khăn đáp ứng tốt nhất vệc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu cho công dân. Tuy nhiên, do địa điểm tiếp công dân còn chật hẹp, công dân đề nghị cấp hộ chiếu đông, do đó đã có lúc dẫn đến ùn tắc, tập trung đông người, gây khó khăn, áp lực lớn cho công tác tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu và công tác phòng, chống dịch bệnh Covid-19...

Năm 2019, Công an tỉnh Hải Dương đã triển khai tiếp nhận Tờ khai điện tử đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông cho công dân, đây được đánh giá là một bước tiến quan trọng trong ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách hành chính, giúp cho công dân có thể khai Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu tại nhà, tại nơi làm việc hoặc tại nơi thuận tiện khác trên máy tính, điện thoại thông minh... có kết nối internet trước khi đến giải quyết các thủ tục còn lại tại địa điểm tiếp dân của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh, qua đó giảm thời gian chờ đợi, tập trung đông người, ùn tắc tại địa điểm tiếp công dân, tuy vậy qua theo dõi thấy số công dân thực hiện việc trên chiếm tỷ lệ rất thấp, đa số công dân đến địa điểm tiếp dân của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh mới thực hiện việc khai Tờ khai điện tử.

Để nâng cao chất lượng phục vụ Nhân dân, công dân tiết kiệm thời gian, giảm thời gian xếp hàng chờ đợi, hạn chế tập trung đông người tại địa điểm tiếp dân, Phòng Quản lý xuất nhập cảnh khuyến khích mọi công dân trên toàn tỉnh có nhu cầu cấp mới hộ chiếu, cấp lại hộ chiếu do hết thời hạn, cấp lại hộ chiếu do mất, hư hỏng… thực hiện việc khai Tờ khai điện tử tại nơi thuận tiện trước khi đến địa điểm tiếp công dân của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh giải quyết các thủ tục còn lại.

Việc khai Tờ khai điện tử đề nghị cấp hộ chiếu rất đơn giản, cụ thể như sau:

Bước 1: người đề nghị cấp hộ chiếu truy cập vào Trang cấp hộ chiếu điện tử của Bộ Công an theo địa chỉ http://hochieu.xuatnhapcanh.gov.vn . Vào mục “Chọn mục này để khai thông tin tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu”, nhập thông tin theo thứ tự từ mục 1 đến mục 17; đối với những mục không có thông tin kê khai thì để trống.

Bước 2: Xác nhận thông tin đã khai.

Sau khi nhập thông tin vào các mục trong tờ khai, xác nhận lại thông tin bằng cách nhập lại các ký tự hiển thị tự động trên màn hình

Bước 3: Kiểm tra lại thông tin đã khai.

Sau khi nhập thông tin vào tờ khai điện tử, vào mục “Kiểm tra lại thông tin đã khai” để kiểm tra các thông tin đã nhập. Nếu thông tin chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ thì chọn mục “Quay lại” để sửa chữa, bổ sung thông tin. Nếu thông tin đã đầy đủ, chính xác thì nhấn vào nội dung “Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên” để xác nhận thông tin đã khai, sau đó chọn mục “Kết thúc” để lưu thông tin và ghi nhận mã số tờ khai.

Bước 4: In tờ khai (chỉ thực hiện đối với trường hợp trẻ em dưới 14 tuổi, công dân đăng ký tạm trú, chưa được cấp CCCD, cần xin xác nhận của Công an nơi thường trú, tạm trú). Các trường hợp khác không thực hiện bước này.

Bước 5: Nộp hồ sơ

Người đã khai Tờ khai điện tử đến Phòng quản lý xuất nhập cảnh, Công an tỉnh Hải Dương (địa chỉ 132 Nguyễn Trãi, thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương) để nộp hồ sơ, cung cấp mã số tờ khai điện tử, CMND hoặc thẻ Căn cước công dân, Hộ chiếu được cấp lần gần nhất (nếu đã được cấp) để đăng ký chụp ảnh và in Tờ khai. Nộp tờ khai và thực hiện đối chiếu thông tin tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, thực hiện theo hướng dẫn của cán bộ tiếp nhận để hoàn tất thủ tục, đăng ký dịch vụ trả kết quả qua đường bưu điện (nếu có nhu cầu).

* Lưu ý: trong thời gian 10 ngày kể từ ngày khai Tờ khai điện tử, nếu công dân không đến Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nộp hồ sơ thì thông tin về Tờ khai điện tử sẽ tự động xóa trên trang Web của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.